写真と書類のファイリング講座　その２

 

前回は、書類の種類について書きましたが、その２では具体的な保管文書の分類法について書きます。
書類の整理法は以下の3点がポイント

 

①書類の循環と廃棄経路
②書類の仕分け術
③5秒で取り出せる定位置管理

 

 

１　書類の循環と廃棄経路

 

3つのカテゴリーに分けることが大変重要です。

 

書類の流れは・・・・
現在、使用中（可動）→廃棄またはファイリング（保管）→文書保存箱やファイルへ見出し、項目を書く（保存）という風に川の流れのように巡回してゆきます。

 

そして、業務が終わった時点で、「廃棄」または、「ファイル」するかどうか検討します。

 

ファイリングすると決めるなら、今後、使う可能性があるか？という質問に自分に投げかけてください。所有理由があいまいですと、書類の分量が極端に増え、収拾がつかなくなります。つまり、捨てるときのタイミングが重要です。

 

これが書類を「捨てる技術」です。

 

２　書類の仕分け術

 

休んでいる書類（保管文書）

皆さんが主にお悩みなのは、2番の休んでいる書類と言われる保管文書。

この書類をさらにタイトルをつけて仕分けます。

現在、使用していないが、今後、使う可能性があるものは、書類アイテムごとに
ファイルボックスで保管するといいでしょう。

 

仕分項目は以下の通りです

 

①家計、財産管理
②住まい、家事
③遊び、趣味
④健康
⑤冠婚葬祭
⑥介護
⑦子供
⑧夫
⑨親族
⑩取説

 

すべて1案件１クリアファイルが鉄則です！

 

 

写真は、書類の名前が書いてある、カードをデスクの上に種類ごと並べて「見える化」してゆく方法です。

 

ゴタゴタの混ざりあった書類群を一枚一枚確認することは、気の遠くなる作業ですが、当社は、この要、不要の決断と、分ける作業をお客様にヒントを出しながら、一緒に進めてゆきます。

 

一人で決断しようとすると、「捨ててしまってはいけないのではないか、」「いつか使うかも」と悶々とした思いがこみあげてきて、作業が進まないとお聞きします。

 

 

スタッフはお客様の「所有する意味」に焦点を当てるので、判断が早く、思い切って決断ができます。お一人で行うときより、約5倍速で整理、分類が終わります。

 

 

企業も家庭も同じ。床の上にゴタゴタの書類を種類ごとに並べ、地道な作業から始めなければなりませんが、ここは我慢です！！

 

 

最終的に書類をあちこち探さない仕組みになるので、事務効率が格段に上がるのです。
色別の付箋で種類ごとに仕分けをしたら、一度ダンボール箱などに入れてみると全体の量がわかります。