シェアオフィスの整理収納作業②■職場環境改善で業務改善へ

シェアオフィスの整理収納作業➀の続きです。

＞＞シェアオフィスの整理収納作業➀　はこちら

ＳＴＥＰ４　「収納する」

「分ける」、「レイアウトの変更」、「収納用品の追加」と、下準備が終わったら、いよいよ「収納」です！
全てのモノを30秒以内に取り出せることを意識して、収めていきます。

基本は、１ボックス（１引き出し）１グループ。
こちらも、社長様にしっかりとヒアリングしながら、サポート、アドバイスをして、進めていきました。

そして、ボックス分けが終了したら、使用頻度や重要度の高いものは取り出しやすい位置に、それ以外のモノは、多少取り出しにくい位置へと配置していきます。

また、収納では、ラベルをつける作業も、重要な役割を果たします。

ラベルに収納の中身を細かく記載し、貼っていくと・・・

・どこに何があるのか？社員全員が共有できる
・間違ったグループのスペースに入れづらくなる　⇒　リバウンド防止に！

しっかりとグループ分けし、定位置（モノの住所）を決めると、ルール化され、習慣化されていくのです。

ＳＴＥＰ５　「書類の整理」

書類の整理についても、基本はモノの整理と同じです。

・その情報は、会社にとって必要か？否か？
・法律で決まっている場合、何年の保管が必要か？
・どのようなグループで分ければ、すぐに必要な情報を取り出すことができるか？

しっかりと「分ける」ことから始めます。

そして、その上で
➀仕掛かり文書・・・今日処理するもの、現在進行形の案件
➁保存分書・・・日々の業務で必要とする書類
➂保管文書・・・日々の業務での使用頻度は少ないが、会社として保存が必要なモノ

今回の作業では、

➀仕掛かり文書については、デスク上の棚最下段へ
➁保存文書（使用頻度の高いモノ）については、デスク上の棚へ
➁保存文書（使用頻度は多少落ちるが、重要度の高いモノ）については、デスク背面のメタルラックの良い位置
➂保管文書については、簿冊ファイルやバンカーズボックスで、棚やデスクの下段

へと配置させていただきました。